www.drachinzeit-bodensee.de

Datenschutzerklärung

Datenschutz-Vereinbarung

Verantwortliche:
Antonia Silberling

Die Datenschutzerklärung wird folgen sobald die Vereinsgründung abgeschlossen ist. Wir bitten um Verständnis.

Im folgenden werden unsere Verarbeitungstätigkeiten der personenbezogenen Daten aufgeführt, die für teilnehmende Mädchen und ihre Eltern, Patinnen (inkl. Voranmeldung und Patinnen) und für an der Drachinzeit Interessierte gilt.

1. Verwaltung von Teilnehmerdaten

Ansprechpartner für die Verwaltung aller Teilnehmerdaten ist seit 03.03.2020 Antonia Silberling. Für die Dauer der Durchführung der Drachinzeit im Zeitraum (März bis max. Dezember) ist es notwendig Teilnehmende unmittelbar kontaktieren zu können. Dazu werden die Namen, Adressen Emailadressen, Telefonnummern, Gruppe an die entsprechenden Teamerinnen weitergegeben. Nach Ablauf der Drachinzeit verbleiben diese Daten in unserer Datenbank. Die von uns gesammelten Daten werden zu keiner Zeit an Dritte weitergeleitet oder veräußert. Sie können der Speicherung dieser Daten jederzeit wiedersprechen, dann werden wir sie unverzüglich löschen. Im folgenden werden Besonderheiten für verschiedene betroffene Personengruppen aufgeführt.

1.1. Voranmeldungen zur Drachinzeit

Für die Voranmeldung unbedingt notwendig sind Geburtsdatum, Name und Wohnort des Mädchens, sowie Kontakte mindestens eines Erziehungsberechtigten. Weitere Daten können angegeben werden. Wir nutzen diese Daten, um geeignete Gruppen zusammenzustellen und um den Eltern im November weitere Informationen zusenden zu können. Interessierte Familien werden zum Info-Tag im Februar eingeladen. Wenn wir keinerlei Rückmeldung auf unsere Einladung zum Info-Tag erhalten, gehen wir davon aus, dass kein Interesse an der Teilnahme an der Drachinzeit mehr besteht und löschen die Daten binnen 3 Monate nach dem letzten Info-Treffen.

1.2. Teilnehmende Mädchen, Eltern und Patinnen der Drachinzeit

Die Daten der Familien und ihren Patinnen, die an der Drachinzeit teilgenommen haben sind auf lokalen PCs gespeichert, um auch über die Drachinzeit miteinander in Kontakt bleiben zu können. Für die Speicherung der Daten gelten die IT-Standard-Sicherheitsvorkehrungen (siehe unten). Derzeit prüfen wir, inwieweit die Speicherung dieser Daten notwendig ist.

1.3. Newsletterversand

Seit 2015 versenden wir ein- zweimal jährlich Jahresbriefe, in denen wir über aktuelle Entwicklungen und Angebote informieren. Wir nutzen dafür den Dienst Newsletter2go, dessen Server in Deutschland stehen und damit deutschen Datenschutzbestimmungen unterliegen. Nach reichlicher Prüfung befanden wir diesen Dienst für vertrauenswürdig. Auf ihrem Server sind folgende Daten gespeichert: Name, Gruppe, Jahrgang, Emailadresse. Die Datenschutzbestimmungen dieses Dienstes können hier eingesehen werden:

https://www.newsletter2go.de/informationen-newsletter-empfaenger/

Beim Öffnen des Newsletters werden Informationen gesendet, aus denen Statistiken berechnet werden. So können wir beispielsweise erfahren, wie viele der Empfänger den Newsletter geöffnet haben und welche Links verfolgt wurden. Dies sind für uns wertvolle Rückmeldungen, die wir in die Gestaltung zukünftiger Briefe einfließen lassen können. Natürlich kann dem Newsletterversand jederzeit widersprochen werden. Am Fuße jedes Newsletters gibt es dafür einen entsprechenden Link. Die Daten werden dann vom Server von Newsletter2go gelöscht.

2. Veröffentlichung von Fotos auf der Webseite

2.1. Fotos von Teilnehmenden der Drachinzeit

Ansprechpartner für veröffentlichte Fotos ist seit 03.03.2020 Antonia Silberling. Die Fotos dienen der Außendarstellung und betreffen sowohl Vereinsmitglieder (Teamerinnen), als auch Teilnehmende. Es werden nur Fotos ohne Verknüpfung zu anderen Daten veröffentlicht. Die Fotos werden zu keiner Zeit an Dritte weitergeleitet oder veräußert. Bei Widerruf der Einwilligung werden personenbezogene Fotos unverzüglich gelöscht. Zur Wahrung der Sicherheit es Webseitenbesuchern nicht möglich die Fotos von der Webseite herunterzuladen. Für weitere Maßnahmen siehe IT-Sicherheitskonzept.

2.2. Team-Fotos

Ansprechpartner für veröffentlichte Team-Fotos ist seit 03.03.2020 Antonia Silberling. Mit der Übersendung der Fotos besteht die Einwilligung dieses auf der Webseite im Teambereich zu veröffentlichen. Bei Widerruf der Einwilligung werden personenbezogene Fotos unverzüglich gelöscht bzw. durch ein anderes Foto ausgetauscht.

3. Veröffentlichung von Fotos im Rahmen von Informationsveranstaltungen u.a. Materialien der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Ansprechpartner für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ist seit 03.03.2020 Antonia Silberling. Die zur Außendarstellung verwendeten Fotos von Teilnehmenden, sowie Teamerinnen werden lediglich für eigene Darstellungen, insbesondere für Informationsveranstaltungen, genutzt und zu keiner Zeit an Dritte weitergegeben. Die Einwilligung für die Nutzung wird beim Unterzeichnen des Vertrags zur Teilnahme an der Drachinzeit gegeben. Bei Widerruf der Einwilligung, z.B. mündlich beim Ansehen der Fotos während des Nachtreffens, werden personenbezogene Fotos unverzüglich gelöscht.

4. Beitragsverwaltung der Fördermitglieder

Ansprechpartner für die Verwaltung der Fördermitgliedsbeiträge ist seit 03.03.2020 Antonia Silberling. Die Beiträge der Fördermitglieder dienen der Erfüllung des Vereinszwecks. Dabei werden die Namen, Adressen und Bankverbindungen zu keiner Zeit an Dritte weitergegeben. Sie werden 10 Jahre nach Austritt gelöscht bzw. vernichtet (gesetzliche Aufbewahrungsfrist). Für technische bzw. organisatorische Maßnahmen siehe IT-Sicherheitskonzept.

5. Betrieb der Webseite

Ansprechpartner für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ist seit 03.03.2020 Antonia Silberling. Die Webseite dient der Außendarstellung des Projekts "Drachinzeit-Bodensee". Wir vertrauen auf den Hosting-Dienstleister Jimdo. Dieser erhebt bei der Webseitennutzung Daten für statistische Zwecke. Die IP-Adressen der Webseitenbesucher werden nach 3 Monaten gelöscht. Daten werden https-verschlüsselt überliefert. Detaillierte Datenschutzbestimmung von Jimdo sind hier einsehbar:

https://de.jimdo.com/info/datenschutzerklaerung/

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IT-Standard-Sicherheitskonzept

Folgende organisatorische und technische Maßnahmen führen wir durch, um die Sicherheit der uns anvertrauten Daten zu gewährleisten:

Automatische Updates der Betriebssysteme der datenrelevanten privaten PCs
Sicherung der Daten auf externen Datenträgern
Passwortsicherung der Dateien
Papieraktenvernichtung mit Standard-Shredder

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